On vous dit tout

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026 · Version 2.1

Adminys aide les artisans à ne plus perdre les demandes de leurs clients. Pour cela, le service traite des données : les vôtres, et celles des personnes qui vous appellent, vous écrivent ou remplissent le formulaire envoyé par SMS. Cette page explique ce que nous collectons, pourquoi, où ça se trouve, combien de temps, et comment l'effacer.

Elle s'applique au site adminys.ch et à l'application mobile Adminys. Elle suit la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, lorsque des personnes dans l'Union européenne sont concernées, le règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Qui est responsable

Le service Adminys est exploité par Julian Stanca, à titre personnel (« nous »), qui est le responsable du traitement au sens de la LPD. Vous pouvez nous joindre par e-mail ou par courrier à l'adresse de correspondance ci-dessous (une case postale, pas un lieu d'accueil).

Adminys Exploité par : Julian Stanca Adresse de correspondance : P.O. Box 1218, 1180 Rolle, Suisse E-mail : support@adminys.ch Protection des données : privacy@adminys.ch

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à privacy@adminys.ch. Pour tout autre sujet, le support répond à support@adminys.ch.

2. Vos données, celles de vos clients

Adminys traite deux familles de données, et notre rôle n'est pas le même pour chacune.

• Les données de votre compte (identité, entreprise, réglages, journaux de connexion) : nous en sommes le responsable du traitement.
• Les données de vos clients (numéros d'appelants, e-mails transférés, réponses au formulaire, fiches de votre carnet) : vous décidez de les confier à Adminys pour gérer votre activité. Vous en êtes le responsable, et Adminys les traite pour votre compte, en qualité de sous-traitant, selon vos instructions et les présentes règles.

Concrètement, cela signifie que vous devez pouvoir informer vos clients que leurs demandes sont gérées avec un outil, et que vous pouvez répondre à leurs questions sur leurs données. Nous vous aidons si nécessaire (voir Vos droits).

3. Les données traitées

Votre compte et votre entreprise

• Adresse e-mail et mot de passe de connexion. Le mot de passe est géré par Firebase Authentication (Google) : Adminys ne le voit jamais et ne le stocke pas.
• Votre nom, le nom de votre entreprise, votre métier, votre numéro de téléphone, et si vous la renseignez, l'adresse de l'entreprise.
• Les identifiants techniques que nous vous attribuons : un numéro de téléphone suisse dédié et une adresse e-mail de transfert.
• Vos réglages : texte du SMS automatique, modèles de messages, contacts exclus, préférences de notification.

Les appels manqués

• Le numéro de l'appelant, la date et l'heure, et le nombre d'appels d'un même numéro sur une demande non traitée.
• Les conversations ne sont jamais enregistrées ni écoutées : Adminys ne reçoit un appel que lorsque vous ne décrochez pas, et il ne contient aucune voix.
• Si l'appelant masque son numéro, la demande est créée sans identification et aucun SMS ne peut lui être envoyé.

Les SMS automatiques envoyés en votre nom

• Le texte du SMS (celui que vous avez rédigé), le numéro du destinataire, le nom d'expéditeur affiché, la date d'envoi et le résultat de l'envoi transmis par l'opérateur.
• Les réponses éventuelles de vos clients à ce SMS ne sont pas reçues par Adminys.

Les e-mails que vous transférez

• L'expéditeur d'origine, l'objet, le contenu du message et les pièces jointes, pour créer la demande correspondante dans votre Journal.
• Les en-têtes techniques du message (notamment les marqueurs anti-spam et de liste de diffusion), utilisés pour écarter automatiquement les newsletters et le courrier indésirable. Ce tri est fait par des règles fixes, sans intelligence artificielle, et rien n'est jeté : les messages écartés restent consultables dans l'app.

Le formulaire rempli par vos clients

• Le lien envoyé par SMS ouvre un court formulaire : type de demande, caractère urgent ou non, adresse de l'intervention, description, préférence de contact (téléphone ou SMS), et le nom du client s'il le saisit. Le seul champ obligatoire est la description.
• Chaque lien contient un jeton unique propre à la demande ; il ne donne accès à aucune autre information.

Votre carnet

• Les fiches clients que vous créez ou complétez : coordonnées, notes, historique des demandes et des travaux, rappels.
• Les demandes validées et écartées, tant que vous ne les supprimez pas.

Votre abonnement

• L'abonnement se souscrit par achat intégré via votre compte Apple. Apple encaisse le paiement et traite vos données de paiement (identifiant Apple, moyen de paiement, adresse de facturation) sous sa propre responsabilité et selon sa propre politique de confidentialité : Adminys ne voit jamais votre numéro de carte.
• Adminys reçoit d'Apple les informations nécessaires pour activer votre accès : identifiants de transaction et d'abonnement, produit souscrit, dates de début, de renouvellement et d'expiration, état de l'abonnement (actif, annulé, en période d'essai, remboursé). Ces informations sont rattachées à votre compte Adminys.

Données techniques

• Journaux serveur : date, adresse IP, requête, résultat, nécessaires à la sécurité et au diagnostic des pannes. Ils sont conservés pour une durée limitée, puis effacés.
• Les rappels que vous programmez sont notifiés localement par votre téléphone. L'application n'embarque aucun outil de mesure d'audience ni de publicité.

Support

• Les e-mails que vous envoyez à support@adminys.ch ou privacy@adminys.ch : votre adresse, votre message et les pièces jointes, conservés le temps de traiter votre demande et d'en garder trace.

4. Pourquoi, et sur quelle base

Nous ne vous envoyons pas de messages commerciaux sans votre accord, et vous pouvez retirer cet accord à tout moment.

5. Ce que nous ne faisons pas

• Pas de vente ni de location de données, à qui que ce soit.
• Pas de publicité basée sur vos données ou celles de vos clients.
• Pas de lecture de vos e-mails au-delà de ce qui sert à créer et classer la demande.
• Pas d'enregistrement d'appels.
• Pas de décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard ou à l'égard de vos clients. Le tri des e-mails est une aide : vous gardez la main sur chaque demande.
• Pas de transmission de vos données ou de celles de vos clients à un service d'intelligence artificielle, et pas d'utilisation de ces données pour entraîner un modèle. Si une fonction d'aide par intelligence artificielle était un jour ajoutée, cette politique serait mise à jour avant son activation.

6. Nos prestataires

Nous nous appuyons sur des prestataires spécialisés, liés par des contrats qui les obligent à ne traiter les données que pour nous et selon nos instructions.

Aucun prestataire n'est autorisé à utiliser ces données pour son propre compte. Cette liste est tenue à jour sur cette page ; un changement de prestataire touchant les données de vos clients vous est annoncé dans l'app ou par e-mail avant d'entrer en vigueur.

7. Transferts hors de Suisse

Certains prestataires sont établis ou traitent des données dans l'Union européenne et aux États-Unis.

• L'Union européenne et l'Espace économique européen offrent, selon le Conseil fédéral, un niveau de protection adéquat : aucun mécanisme supplémentaire n'est requis.
• Pour les États-Unis, nous nous assurons que des garanties reconnues par le droit suisse s'appliquent : la participation du prestataire au cadre Swiss-U.S. Data Privacy Framework, ou les clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral.

Vous pouvez demander une copie des garanties applicables à privacy@adminys.ch.

8. Durées de conservation

Les données que nos prestataires conservent pour leurs propres obligations (par exemple les journaux d'envoi de SMS chez l'opérateur) suivent leurs propres durées.

9. Sécurité

• Tous les échanges entre l'application, le site et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS/TLS).
• Votre jeton de session est conservé dans le trousseau sécurisé de votre téléphone, jamais en clair.
• Votre mot de passe n'est jamais connu d'Adminys : il est géré par Firebase Authentication, et le message d'erreur de connexion ne révèle pas si une adresse e-mail est connue.
• Les automatisations et les serveurs communiquent entre eux avec des secrets partagés et des webhooks authentifiés ; aucune clé n'est embarquée dans l'application.
• Les accès sont limités à ce qui est nécessaire.

Aucun système n'est infaillible. Si une violation de la sécurité des données devait présenter un risque élevé pour vous ou vos clients, nous vous en informerions et nous l'annoncerions au Préposé fédéral, comme la loi l'exige.

10. Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• accéder à vos données et en recevoir une copie ;
• les exporter dans un format lisible par une machine, directement depuis l'app : Réglages → Compte → Exporter mes données. Le fichier vous est signalé par une notification, avec un lien valable 24 heures ;
• les rectifier depuis l'app (profil, fiches clients) ou en nous écrivant ;
• les effacer, en supprimant votre compte (voir ci-dessous) ou en nous écrivant ;
• vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, ou retirer un consentement donné ;
• déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, ou de l'autorité de votre pays de résidence dans l'Union européenne.

Écrivez à privacy@adminys.ch depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous répondons dans les 30 jours. Si nous avons un doute sur votre identité, nous pouvons vous demander une confirmation avant d'agir.

Vos clients disposent des mêmes droits sur les données qui les concernent. S'ils s'adressent à vous, l'app vous permet de modifier ou de supprimer leur fiche et leurs demandes. S'ils s'adressent directement à nous, nous vous en informons et traitons leur demande avec vous.

11. Supprimer votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte depuis l'app (Réglages → Compte → Supprimer mon compte) ou par e-mail, sans utiliser l'application. La procédure, les données effacées et celles que nous devons conserver sont détaillées sur la page Suppression de compte.

12. Sur le site adminys.ch

• Le site ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience. Il n'y a pas de bannière de consentement parce qu'il n'y a rien à consentir.
• Les polices de caractères sont chargées depuis les serveurs de Google Fonts : votre navigateur transmet alors son adresse IP à Google.
• L'hébergeur du site conserve des journaux d'accès techniques (adresse IP, page demandée, date), à des fins de sécurité.
• Il n'y a pas de formulaire sur le site : si vous nous écrivez par e-mail, nous recevons votre adresse et votre message.
• Si un outil de mesure d'audience devait être ajouté, nous choisirions une solution sans cookies ; à défaut, une bannière de consentement serait mise en place avant toute activation.

13. Mineurs

Adminys est un outil professionnel destiné aux entreprises et aux indépendants. Il ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment de données les concernant en tant qu'utilisateurs.

14. Modifications

Si cette politique évolue, la date et le numéro de version en haut de page sont mis à jour. Les changements importants, notamment un nouveau prestataire touchant les données de vos clients ou une nouvelle finalité, vous sont signalés dans l'app ou par e-mail avant d'entrer en vigueur.

15. Contact

Questions sur vos données et exercice de vos droits : privacy@adminys.ch
Assistance : support@adminys.ch (voir la page Support)